Szablon listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy

Pracownicy przychodzą i odchodzą – czy Twoja organizacja jest na to gotowa? Procesy wdrożeniowe są zazwyczaj ustrukturyzowane tak, aby pomóc nowym pracownikom w szybkim rozpoczęciu pracy, ale nie zawsze dzieje się tak samo w przypadku osób odchodzących z firmy. Proces pomagania pracownikom w odejściu z firmy jest tak samo ważny jak wdrażanie nowo przyjętych osób do pracy, ale często bywa pomijany. Odejście pracownika nieuchronnie wpłynie na jego zespół, przepływy pracy i projekty. Można jednak sprawić, by to przejście było łatwiejsze, i ograniczyć przerwy w pracy, korzystając z szablonu procesu dla pracowników odchodzących z firmy.

Czym jest proces odchodzenia pracowników z firmy?

Proces odchodzenia pracowników z firmy to zmiana mająca miejsce, gdy okres zatrudnienia pracownika dobiega końca. Ustrukturyzowany proces odchodzenia pracowników ułatwia określenie wszystkich obowiązków pracownika, dzięki czemu pozostali członkowie zespołu wiedzą, które z nich muszą przejąć. Ułatwia on także kierownikom zarządzającym zasobami ludzkimi oraz pracownikom działu HR dokończenie tego procesu (np. odebranie wypowiedzenia czy zwróconych zasobów firmy).

Proces odchodzenia pracowników z firmy zależy od kultury organizacyjnej i konkretnych potrzeb organizacyjnych, ale generalnie obejmuje on: 

• Przygotowanie zespołu do odejścia pracownika.

• Sprawdzenie, czy odpowiednie osoby zostały o tym powiadomione.

• Zapewnienie działowi HR pomocy przy gromadzeniu dokumentacji.

• Przekazanie wiedzy oraz zebranie koncepcji, procesów i nieukończonych zadań, zanim pracownik zakończy pracę.

• Czynności związane ze zwrotem laptopów, identyfikatorów i wszystkich innych zasobów należących do firmy.

• Przeprowadzenie rozmowy końcowej, aby uzyskać informacje zwrotne w celu polepszenia warunków pracy w przyszłości.

Niezależnie od uwzględnionych elementów odejście pracownika z firmy obejmuje wiele kroków, w tym łatwe do przeoczenia istotne informacje. Utworzenie szablonu listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy ułatwia śledzenie tego procesu i upewnienie się, że przed opuszczeniem firmy zostaną wykonane wszystkie prawidłowe działania. Gdy pracownik poinformuje Cię o odejściu z pracy, możesz po prostu utworzyć kopię szablonu listy kontrolnej i rozpocząć ten proces. 

Cel szablonu listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy

Czasem klasyczna lista kontrolna jest najlepszą metodą organizacji. Jednak zamiast pisać ją ręcznie albo drukować trudny w edycji dokument, możesz utworzyć cyfrowy szablon listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy. Nie tylko ułatwia to zarządzanie odejściem z firmy, ale też zapewnia spójność tego procesu w całej organizacji.

Dzięki temu nie pominiesz żadnych ważnych elementów. Na przykład w ramach procesu odchodzenia pracownika z firmy musisz skontaktować się z instytucją obsługującą ubezpieczenia zdrowotne. Jeśli pominiesz tę czynność, pracownik po odejściu może nie skorzystać z wydłużonego ubezpieczenia zdrowotnego, co nie będzie dla niego powodem do zadowolenia. Korzystanie z tej samej listy kontrolnej dla każdego pracownika (skopiowanej z szablonu) gwarantuje, że nie pominiesz nawet najmniejszego z etapów procesu odchodzenia pracownika z firmy.

Sześć etapów tworzenia szablonu listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy

Szablon listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy możesz utworzyć w sześciu prostych krokach:

1. Sprawdź materiały. Zgromadź informacje potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia procesu odchodzenia pracowników i je przejrzyj. Jeśli masz już dokumenty, procesy lub przewodniki dotyczące odchodzenia pracowników, uwzględnij je na tym etapie. 

2. Skontaktuj się z innymi działami. Proces odejścia pracownika zazwyczaj nadzorują kierownik ds. zasobów ludzkich i dział HR, ale warto także rozważyć potrzeby innych działów. Czego potrzebuje dział IT? Co z zespołem ds. finansów? Na tym etapie możesz dowiedzieć się o ważnych, ale pominiętych krokach, takich jak podpisanie umowy o zachowaniu poufności.

3. Utwórz sekcje, aby uporządkować zadania na liście kontrolnej. Konkretne zadania będą różniły się w zależności od potrzeb danej firmy, ale możesz dołączyć podstawowe informacje, takie jak imię, nazwisko i rolę pracownika, dokumentację do wypełnienia oraz działania do wykonania (na przykład zaplanowanie rozmowy końcowej).

4. Połącz odpowiednie dokumenty i informacje. Poza koordynowaniem procesów możesz także skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby dodać dokumenty bezpośrednio do listy kontrolnej. Możesz na przykład załączyć formularze do sprawdzenia i podpisania oraz dodać do nich terminy, aby wszyscy byli na bieżąco. 

5. Zapisz szablon w dostępnym miejscu. Aby można było w pełni wykorzystać szablon listy kontrolnej dla pracowników odchodzących z firmy, musi być on używany w całej organizacji. Po utworzeniu szablonu zapisz go w miejscu, do którego wszyscy mają dostęp. 

6. Udostępnij szablon. Udostępnij dokument wszystkim osobom zaangażowanym w odchodzenie pracowników z firmy, takim jak kierownicy ds. zasobów ludzkich, liderzy zespołów i kierownicy działów.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz zobaczyć nie tylko ich tytuły i daty wykonania, ale także odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. 

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Widok osi czasu pozwala łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności, zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań, aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz czynności do wykonania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania i czynności do wykonania w zadania z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Google Workspace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workspace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Możesz łatwo załączać dowolne pliki z folderu „Mój dysk” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

Często zadawane pytania