Czy używasz blokowania czasu w swoim kalendarzu? Oto, dlaczego warto zacząć to robić

W ciągu typowego tygodnia zapewne zmieniasz priorytety zadań, terminy kalendarza i być może zostajesz po godzinach, aby dokończyć pracę. Nie tylko Ty. Niedawne badanie wykazało, że 87% pracowników umysłowych pracuje dwie godziny dłużej każdego dnia w porównaniu z rokiem 2019. Mimo to co tydzień nie jest dotrzymywana ponad jedna czwarta terminów. Codziennie musimy rozdzielać czas między różnymi zadaniami i przez to działamy w środowisku chaosu, a nie przejrzystości.

Na szczęście dostępne jest rozwiązanie: blokowanie czasu.

Dzięki blokowaniu czasu możesz odzyskać kontrolę nad kalendarzem, aby skupić się na naprawdę ważnych kwestiach. Blokowanie czasu umożliwia skupienie uwagi na zamiarach, dzięki czemu możesz zająć się odpowiednią pracą we właściwym czasie. Dzięki szablonom do zarządzania czasem możesz także wydzielić czas na sprawy osobiste, przerwy, lunch i inne obszary, które są często pomijane w stale zapracowanym świecie.

Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to strategia zarządzania czasem polegająca na rozplanowaniu każdej (naprawdę każdej) części dnia. Za pomocą blokowania czasu możesz podzielić tydzień roboczy na mniejsze przedziały czasu, w których sprawdzasz pocztę e-mail, pracujesz nad projektami, robisz sobie przerwę lub nawet idziesz na siłownię.

Jak większość strategii zarządzania czasem, blokowanie czasu jest metodą odzyskania kontroli nad dniem i dokładniejszego ustalenia, na co pożytkowany jest czas. Według raportu Indeks anatomii pracy, 71% pracowników umysłowych co najmniej raz w roku 2020 odczuło wypalenie. Dodatkowo 32% tych osób jako główną przyczynę wypalenia określiło brak możliwości odcięcia się od pracy. Przez zaplanowanie bloków czasu możesz nie tylko znaleźć czas na wykonanie ważnych zadań, ale również zapewnienie sobie czasu na odpoczynek i zadbanie o siebie.

Jak działa blokowanie czasu

Aby utworzyć blok czasu, pogrupuj podobne zadania i zaplanuj blok czasu na ich wykonanie. Blokowanie czasu ma dwie główne zasady:

1. Wizualne zaplanowanie bloków czasu w kalendarzu, aby uniknąć przerw w pracy i nakładających się zadań.

2. Grupowanie podobnych zadań w jeden skoncentrowany blok czasu.

Możesz na przykład zacząć od utworzenia godzinnego bloku o godzinie 9:00 przeznaczonego na odpowiedzi e-mail. Następnie utworzysz blok czasu od 10:00 do 11:30 na pracę nad głównym projektem dnia – na przykład sprawdzenie i sfinalizowanie prezentacji związanej z premierą produktu. O 11:30 dodajesz kolejny godzinny blok przerwy na lunch itd.

Dzięki blokowaniu czasu w kalendarzu nie tylko wyznaczasz czas na ważną pracę, jak odpowiadanie na wiadomości e-mail czy kończenie zadań, ale również ograniczasz przełączanie kontekstu. Jak często zdarza Ci się odpowiadać na wiadomości e-mail między zadaniami i pracować nad większym projektem na zmianę z wykonywaniem innych zadań? Zamiast tego blokowanie czasu umożliwia wyznaczenie czasu na konkretne zadania, co zwiększa koncentrację na ważnej pracy.

Blokowanie czasu a technika Time Boxing

Technika Time Boxing to kolejna przydatna strategia zarządzania czasem, która działa trochę inaczej od blokowania czasu. Oto czym się różnią:

• Aby utworzyć blok czasu, wyznaczasz przedział czasu przeznaczony na określone zadania, takie jak sprawdzenie poczty e-mail, rozmowy z klientami czy pisanie artykułów.

• Aby utworzyć pole czasu w technice Time Boxing, przypisujesz każdemu zadaniu osobne „pole” z czasem rozpoczęcia i zakończenia.

Gdy spojrzysz na kalendarz z blokami czasu, zobaczysz duże bloki czasu przypisane do grup zadań. Możesz na przykład mieć blok od godziny 15:00 do 16:30 opisany w różnych utworzonych projektach jako „Przegląd informacji zwrotnych na temat projektu”. Z drugiej strony kalendarz rozpisany w technice Time Boxing będzie miał zadanie „Przegląd informacji zwrotnych odnośnie projektu baneru na Facebooka” od godziny 15:00 do 15:15 oraz zadanie „Zmiana obrazu na stronie głównej w oparciu o informacje zwrotne” od godziny 15:15 do 15:30 itd.

Zastosowanie techniki Time Boxing w kalendarzu jest zwłaszcza przydatne, gdy musisz trzymać się sztywnych ram czasowych albo często przeszkadza Ci perfekcjonizm i chcesz zwiększyć swoją produktywność.

Blokowanie czasu a grupowanie zadań

Grupowanie zadań jest elementem blokowania czasu. Gdy grupujesz zadania, zbierasz i łączysz podobne zadania, aby pracować nad nimi jednocześnie. Zadania te zajmują zazwyczaj więcej czasu niż pierwotnie sądzimy, ale ponieważ ich wykonanie jest szybkie, nie poświęcamy uwagi na sprawdzenie, ile czasu trwało. Grupowanie zadań pomaga zmniejszyć ilość czasu poświęcaną na pojedyncze zadania i dorywczą pracę. Natomiast grupowanie zadań zwiększa świadomość tego, na co przeznaczamy czas i do czego przykładamy uwagę.

Załóżmy na przykład, że zarządzasz kalendarzem treści do mediów społecznościowych firmy. Co poniedziałek musisz posortować wpisy z zeszłego tygodnia, udostępnić ich podsumowanie i sprawdzić, czy zespół projektowy realizuje na czas pracę zaplanowaną na bieżący tydzień. Prawdopodobnie zajmiesz się tymi zadaniami, gdy tylko znajdziesz na to czas, czyli zazwyczaj o różnych porach dnia.

Jednak dzięki połączeniu tych trzech zadań w jedną grupę, zwiększysz swoją produktywność i skupisz się na wykonaniu całej pracy tego dnia. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie tej pracy w kalendarzu, czyli utworzenie bloku czasu.

Blokowanie czasu a mierzenie czasu

Mierzenie czasu oznacza proces pomiaru czasu poświęcanego na realizację projektów – zwykle do celów rozliczeń. Zazwyczaj mierzenie czasu jest bardziej funkcją biznesową, niż strategią zarządzania czasem. Technika ta jest popularna w zespołach i organizacjach, takich jak agencje kreatywne, kancelarie prawne oraz zespoły współpracujące z freelancerami lub pracownikami kontraktowymi, które rozliczają się według czasu świadczenia usług. Jeśli chcesz zacząć śledzić czas, dostępnych jest wiele wspaniałych narzędzi i integracji ułatwiających mierzenie czasu.

Blokowanie czasu może ułatwić mierzenie czasu, ponieważ oferuje czytelne informacje dotyczące czasu spędzanego nad każdym przedsięwzięciem. Pamiętaj jednak o pilnowaniu bloków czasu lub ich zaktualizowaniu, gdy zmienią się ramy czasowe zadania.

Kto powinien spróbować blokowania czasu?

Blokowanie czasu nie będzie skuteczne, gdy Twój kalendarz jest zapełniony spotkaniami, ale jeśli masz w nim pola wolnego czasu, możesz skorzystać z tej strategii do lepszego zarządzania uwagą i koncentracją. Zgodnie z prawem Parkinsona, „praca wydłuża się, aby zająć cały dostępny czas”, więc blokowanie czasu jest wspaniałym sposobem odzyskania kontroli nad kalendarzem i intencjonalnego planowania pracy.

Blokowanie czasu jest szczególnie przydatne, gdy:

• Często wykonujesz wiele zadań jednocześnie

• Potrzebujesz skupić się na jednym zadaniu i ograniczyć czynniki rozpraszające uwagę

• Chcesz lepiej wykorzystać czas i energię w pracy

• Potrzebujesz wiedzieć, na co poświęcasz czas każdego dnia

• Dotyka Cię przepracowanie

Gdy zaczniesz korzystać z blokowania czasu, pomyśl o każdym bloku, jak o przedziale czasu nieprzerwanej pracy, umożliwiającym zajęcie się krytycznymi projektami i głęboką pracą.

Czym jest głęboka praca?

Autorem terminu „głęboka praca” jest Cal Newport, jeden z największych współczesnych orędowników blokowania czasu. Mimo tego, że znamy historyczne przykłady korzystania z blokowania czasu – Benjamin Franklin był jedną z pierwszych osób stosujących tę strategię – to Newport jako pierwszy połączył blokowanie czasu z głęboką pracą w erze cyfrowej. Według niego blokowanie czasu może ułatwić zaplanowanie dużych bloków czasu nieprzerwanej pracy, co ułatwi zanurzenie się w głębokiej, skoncentrowanej pracy.

7 wskazówek dotyczących wprowadzenia blokowania czasu w harmonogramie

Korzystanie z bloków czasu jest proste, ale strategia ta może być trudna we wdrożeniu i jej konsekwentnym stosowaniu. Dzięki tym siedmiu wskazówkom możesz odzyskać kontrolę nad kalendarzem. Dodatkowo poznasz pułapki czające się na każdym etapie tego procesu.

1. Określ pracę do wykonania danego dnia

Jak w większości strategii zarządzania czasem, pierwszym krokiem jest określenie pracy, którą należy wykonać w danym dniu lub tygodniu. Jeśli jeszcze tego nie robisz, zacznij prowadzić i aktualizować listę rzeczy do zrobienia dla całej ważnej pracy.

Pamiętaj, że nie tylko musisz wiedzieć, nad czym pracować, ale również, które zadania są priorytetowe. Upewnij się, że wiesz, które zadania są najważniejsze, aby wykonać je danego dnia. Najlepiej jest skorzystać z narzędzia umożliwiającego dodawanie informacji i kontekstu do pracy, na przykład priorytetu danych zadań, ważnych załączników lub dokumentów, współpracowników i innych szczegółów.

Potencjalna pułapka:

Nawet podczas korzystania z blokowania czasu możesz mieć dni, w których nie zdążysz wykonać całej pracy. Jeśli nie wiesz, co traktować priorytetowo, nie będziesz wiedzieć, które zadania należy wykonać danego dnia, a które można przełożyć na później.

2. Sprawdź, kiedy masz największą produktywność

Tworząc blok czasu, planujesz przedział czasu na pracę – odpowiadanie na wiadomości e-mail, udział w spotkaniach, sprawdzanie listy rzeczy do zrobienia i inne czynności. Bloki czasu są przydatną techniką, ale możesz dodatkowo zwiększyć ich wydajność, dostosowując je do swoich preferencji związanych z produktywnością.

Jeśli jeszcze nie znasz swoich preferencji, zastanów się, kiedy czujesz największą produktywność. Czy masz dużo energii rano? Jeśli tak, rozważ zaplanowanie pracy wymagającej największego zapasu energii, takiej jak praca nad projektem lub spotkania, przed lunchem. Czujesz rosnącą senność wczesnym popołudniem? Zaplanuj na ten czas mniejsze zadania, jak odpowiedzi na wiadomości e-mail, aby utrzymać swoją produktywność. Czy odzyskujesz energię wczesnym wieczorem? Zaplanuj więc ważne zadania na ten czas i ogranicz rozpraszacze, aby zapewnić sobie płynną pracę.

Potencjalna pułapka:

Po stosowaniu blokowania czasu przez kilka dni oceń, jak czujesz się pod koniec dnia. Czy opadasz z sił? Jeśli tak, to ocena momentu największej produktywności w ciągu dnia może nie być trafna. Spróbuj inaczej rozplanować bloki pracy i sprawdź, czy to pomoże.

3. Grupowanie spotkań, o ile to możliwe

Spotkania są kolejnym obszarem, do którego można zastosować preferowane pory produktywności. Być może masz spotkania zaplanowane o różnych porach dnia, co może zmniejszać Twoją produktywność. W Asanie nazywamy to harmonogramem sera szwajcarskiego! Rozproszone spotkania mogą zmniejszyć produktywność i utrudnić efektywne ułożenie planu dnia. Zamiast skoncentrować się na pracy i wypoczynku mogą Cię rozpraszać ciągłe spotkania.

Jak w przypadku innych zadań, możesz także blokować czas spotkań. Zamiast mieć je rozproszone w ciągu dnia, spróbuj utworzyć bloki czasu na spotkania o zbliżonych porach z kilkoma przerwami między nimi, aby dać sobie czas na odpoczynek i zapewnić więcej czasu na pracę w skupieniu. Możesz także rozważyć inwestycję w narzędzie, które będzie to śledzić automatycznie za Ciebie, takie jak Clockwise.

Potencjalna pułapka:

Zdarzą się czasem spotkania umówione poza preferowanym blokiem czasu. Nie przejmuj się tym. Blokowanie czasu jest strategią ułatwiającą intencjonalne wykorzystanie czasu, ale nie sprawi, że każdy dzień będzie miał doskonały harmonogram. Aby pomyślnie korzystać z blokowania czasu, pozwól sobie na elastyczność w planowaniu kalendarza i zmiany terminów w razie konieczności.

4. Rozplanuj bloki czasu

Gdy znasz już momenty swojej największej produktywności i masz spotkania pogrupowane w blokach czasu, nadeszła pora na wyznaczenie pozostałych bloków czasu. Pomyśl o priorytetach dnia i zaplanuj czas przeznaczony na każdą grupę zadań w swoim kalendarzu. Możesz również wracać do zadań kilka razy dziennie – na przykład możesz zaplanować dwa lub trzy bloki czasu odpowiedzi na wiadomości.

Potencjalna pułapka:

Zalecamy planowanie bloków czasu dla zwiększenia czytelności zadań i zaangażowania. Jeśli jednak Twój grafik jest cały czas napięty, członkowie zespołu mogą mieć trudność w umówieniu się na szybkie spotkania lub przeprowadzenie ważnych rozmów.

Aby temu zapobiec, sugerujemy oznaczenie każdego bloku czasu w kalendarzu za pomocą etykiety. Możesz na przykład mieć „Czas skupienia” rano, „Czas prywatny” w porze lunchu i „Brak spotkań – blok pracy” popołudniu przeznaczony na głęboką pracę. Dzięki czytelnemu opisaniu zaplanowanych bloków czasu, członkowie zespołu będą wiedzieli, kiedy mogą zwrócić się do Ciebie w ważnych kwestiach.

5. Blok czasu osobistego

Blokowanie czasu nie jest tylko metodą zaplanowania zadań związanych z pracą, ale również wyznaczenia czasu na przerwę każdego dnia. Podobnie do wyznaczenia czasu na pracę, utworzenie bloku czasu na zajęcia osobiste ułatwi ich wykonanie. Poza zaplanowaniem przerwy na lunch daj sobie czas na krótkie przerwy, codzienne czynności i inne zadania, które potrzebujesz wykonać, takie jak odebranie dzieci ze szkoły albo wizyta na siłowni.

Potencjalna pułapka:

Nie każdy blok czasu na zajęcia osobiste musi mieć konkretny cel. Rozważ utworzenie otwartego bloku czasu, aby na bieżąco decydować, czy chcesz iść na spacer, przejrzeć media społecznościowe, posprzątać mieszkanie czy zadzwonić do mamy. Bez wyznaczonego celu tego bloku czasu możesz oddać się czynności, która najlepiej danego dnia Cię odpręży, a nie ma tu błędnych odpowiedzi (ładowanie akumulatorów jest przecież bardzo ważne).

5. Pozwól sobie na nieoczekiwane przerwy w pracy

Blokowanie czasu nie sprawdzi się, jeśli nie będziesz mieć czasu na niespodziewane elementy dnia, takie jak nieoczekiwane zadania do natychmiastowego wykonania lub ważne spotkania zaplanowane w bloku czasu koncentracji na pracy. Musisz się nimi zająć, ale także nie chcesz, aby całkowicie zmieniły one Twój plan dnia.

Jeśli takie sytuacje zdarzają się często w Twojej pracy, sugerujemy wyznaczenie elastycznego czasu w popołudniowym bloku czasu. W ten sposób będziesz mieć blok czasu przeznaczony na wszelkie nieoczekiwane zadania. Z drugiej strony jeśli coś nieoczekiwanego zakłóci Twój poranny blok czasu, możesz dokończyć przerwaną pracę w elastycznym bloku popołudniowym.

Potencjalna pułapka:

Sprawdź, czy nowe zadania mają wyższy priorytet od wykonywanej aktualnie pracy. Często niespodziewana praca zdaje się być pilna, ale nie oznacza to, że jest automatycznie ważniejsza od aktualnie wykonywanej. Zawsze pamiętaj o swoich priorytetach i zmieniaj plan dnia na ich podstawie.

6. Planuj pod kątem straconego czasu

Nawet osoba bardzo wprawiona w blokowaniu czasu traci trochę czasu każdego dnia. Być może musisz odpowiedzieć na wiadomość w Slack lub e-mail o wysokim priorytecie, albo przeprowadzić rozmowę telefoniczną. Jeśli pracujesz z domu, na pewno rozproszy Cię czasem współlokator, dziecko lub zwierzę. Jest to naturalne i nie należy się tym martwić!

Rozważ wyznaczenie niektórych bloków czasu na pracę w skupieniu, a innych na pracę głęboką. Gdy sprawdzasz wiadomości e-mail lub codzienne zadania, rozpraszające czynniki nie doprowadzą do znacznego spadku wydajności. Rozważ jednak wstrzymanie wszystkich powiadomień i włączenie trybu „Nie przeszkadzać” podczas bloku czasu przeznaczonego na głęboką pracę.

Potencjalna pułapka:

Opracowanie najlepszej strategii zmniejszenia rozpraszających czynników może zająć trochę czasu. Planuj i zmieniaj swoje bloki czasu według potrzeb. Po kilku próbach może okazać się, że dzięki tej technice zarządzania czasem tracisz mniej czasu.

7. Dostosuj harmonogram do potrzeb

Jak we wszystkich strategiach zarządzania czasem, także w tej należy zmieniać i dostosowywać bloki czasu, aż będą one odpowiednie. Pierwsze skorzystanie z tej techniki nie sprawi, że od razu będziesz mieć doskonały plan dnia. Daj sobie trochę czasu i kieruj się swoimi odczuciami. Pamiętaj, że ta strategia jest skuteczna tylko, jeśli pasuje do Twoich celów i potrzeb, więc wybieraj metody sprawdzające się w Twoim przypadku i odrzucaj te, które nie prowadzą do większej produktywności.

Potencjalna pułapka:

To nic, jeśli blokowanie czasu nie pasuje do Twojego stylu. Wypróbuj inną technikę zarządzania czasem, jak Time Boxing, nastawioną na cel strategię zarządzania czasem, w której przypisujesz datę rozpoczęcia i zakończenia do każdego zadania. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz przewodnik po technice Time Boxing.

Przykład blokowania czasu

Kalendarz każdej osoby jest inny, więc każdy kalendarz z blokami czasu też będzie różnił się od innych. Jeśli jednak wdrożysz siedem powyższych strategii, Twój kalendarz może przypominać poniższy:

Następny krok: zadecyduj, co zrobisz z całym dodatkowym czasem

Blokowanie czasu może ułatwić bardziej intencjonalne wykorzystanie czasu. Przypisując określone bloki czasu do ważnej pracy, możesz skupić się na wykonywaniu zadań, zamiast tracić czas i energię na wielozadaniowość i prokrastynację. Jednak tak jak w przypadku wszystkich strategii zarządzania czasem, blokowanie czasu jest skuteczne tylko, gdy wyraźnie określisz co i kiedy masz zrobić.

Aby uzyskać więcej wskazówek na temat organizacji pracy i zarządzania nią, sprawdź nasz artykuł na temat tworzenia skutecznych list zadań.